Sleutels, toegangskaarten, badges, lockers, simcards, tankkaarten, etc. Er rouleren tientallen, honderden wellicht duizenden in uw organisatie. Maar wie heeft nu wat ontvangen? Wat als er iets kwijt raakt? Wat zijn de effecten? Moet er iets gewijzigd worden? Wat als iemand uit dienst gaat of juist in dienst komt? Wat als er nood is aan een sleutel? En zo zijn er nog legio situaties die bij het lezen hiervan al door uw hoofd spelen.
Met ons ons platform brengt u overzicht aan, is er een uitgifte/innameproces volgens uw werkwijze en heeft u altijd grip op deze zaken.
Dat geeft zekerheid en zorgt er ook hier voor dat er geen tijd wordt verspild aan paniekacties, zoekacties waarbij meerdere mensen vaak weer bij betrokken raken. Zonde van de tijd.
Het beheer kan zeer eenvoudig zijn waarbij u een sleutels, kaarten, tankpassen, etc. simpelweg registreert en uitgeeft aan een medewerker die in het platform geregistreerd is. Natuurlijk adviseren wij om hier even goed bij stil te staan en een proces (workflow) hiervoor op te stellen. Dat klinkt misschien zwaar maar kan gerust heel eenvoudig zijn. U kunt in zo’n proces ook iemand laten tekenen voor ontvangst, digitaal of gewoon op een geprint formulier.
Wanneer iemand uit dienst gaat kan er een uitstroomproces opgestart worden waarbij ook uitgiften van meerdere zaken in 1 keer op een digitaal/papieren formulier als terugontvangen wordt geaccepteerd.
U kunt dit zeer simpel houden maar u kunt er ook allerhande (sub)processen aan koppelen. Zo wordt ook een leasefiets/auto aan en medewerker gekoppeld en zal een tankkaart ofwel los uitgegeven worden dan wel vast bij een auto horen. Hierin kan ons platform volledig aansluiten op uw werkwijze. De standaard module sleutelbeheer heeft dan ook een directe relatie met assetbeheer.
Welke zaken u ook voor ogen heeft om op deze manier te beheren, het is mogelijk. Het platform heeft de mogelijkheid om dit te doen, u kent de attributen die u wilt beheren.
Kortom, u kunt dit heel eenvoudig oppakken maar u kunt binnen ieder gewenste deel waar de nood eraan mocht zijn ook de standaard module workflow erbij betrekken en geheel afgestemd op uw werkwijze de uitgifte en inname processen vormgeven.
Uiteraard hoeft u het warm water niet opnieuw uit te vinden. De nodige klanten zijn u hierin voorgegaan dus er is altijd wel een goed vertrekpunt voor u aanwezig.
Axxerion Belgium bvba
Schaliënhoevedreef 20 T (verdiep 14)
2800 Mechelen
België