Documentbeheer. Werkbonnen, inspecties, keuringen, attesten, checklists, technische fiches, contracten, opdrachtbonnen, werkvergunningen, ….. alles altijd beschikbaar en op de juiste plek.

Documenten. Bij facility management heb je met de nodige te maken. Een kleine greep: werkbonnen, opdrachtbonnen, bestelbonnen, inspectierapporten, keuringsattesten, certificaten, servicemanuals, contracten, plannen, etc. Vaak worden deze ‘los’ zonder enige link naar een gebouw, werkorder, melding, asset, persoon, leverancier, etc. op de grote hoop op een centrale fileserver geplaatst of nog erger lokaal op een notebook van een FM-medewerker. Ook komen we tegen dat werkelijk alles in Outlook blijft staan in de emails.

Het zal duidelijk zijn dat dit voor grote problemen kan zorgen wanneer je iets nodig hebt. Ons platform kun je gebruiken als een soort van Windows Verkenner of fileserver waar je zelf je structuur opzet maar altijd gekoppeld aan objecten als een gebouw of melding of persoon of leverancier of een combi daarvan zodat het ook echt op meerdere manieren makkelijk te vinden is als je het nodig hebt.

Een zeer onderscheidend punt is het mee laten werken door leveranciers zodat hun documenten door hen zelf worden opgeladen op de juiste plek. Dus zij kunnen enkel bij een specifieke taak/werkorder documenten en foto’s plaatsen zodat alle communicatie over dat werk ook op de juiste plek gevoerd wordt en alle informatie aanwezig is. Uw leverancier wenst niet in uw platform te werken? Ook geen probleem, via een een specifiek hiervoor opgezette email box zorgen we ervoor dat er via dat adres communicatie kan plaatsvinden die in Axxerion wordt gebruikt. Per email ontvangen documenten kunnen via verwijzende unieke referenties direct bij een juiste werkorder zoals een keuring, onderhoud of inspecties worden geplaatst. U kunt zich voorstellen hoeveel tijd dat bespaart omdat u niet zelf die documenten via een email moet verslepen, koppelen of wat dan ook. Bovendien is het in dit geval nog steeds mogelijk om een link te leggen met uw eigen fileserver of Sharepoint zodat ook medewerkers van andere afdelingen eventueel bij de documenten kunnen.

Ook de module Documentbeheer is een standaard operationele module binnen ons platform. Kortom, een gesprek is de moeite waard om te kijken naar hoe het u kan helpen grip te krijgen en tijd te besparen.