Documenten als werkbon, inspectie, keuring, attest, checklist, contract, bestelbon, werkvergunning, …… altijd & overal beschikbaar op de juiste plek met ‘Documentenbeheer’.

Documenten. Bij FM heb je met de nodige te maken. Werk-, opdracht-, bestelbon, inspectie, keuringsattest, servicemanual, contract, plan, etc. Vaak worden zonder enige link naar een gebouw, werkorder, melding, asset, persoon, leverancier, etc. op de grote hoop op een centrale fileserver geplaatst of lokaal op een notebook van een FM-medewerker. Ook komen we tegen dat alles in Outlook blijft staan in de emails. Dit kan voor grote problemen kan zorgen wanneer je iets nodig hebt.

Ons platform biedt een soort van Windows Verkenner of fileserver waar u de mappenstructuur opzet maar de documenten en fiches altijd gekoppeld aan objecten als een gebouw, melding, werkorder, persoon, leverancier, etc. of een combinatie hiervan zodat het ook echt op meerdere manieren makkelijk te vinden is als je het nodig hebt.

Laat eventueel leveranciers meewerken zodat hun documenten door hen zelf worden opgeladen op de juiste plek. Zij kunnen dan enkel bij een specifieke taak/werkorder documenten en foto’s plaatsen zodat alle communicatie over dat werk ook op de juiste plek gevoerd wordt en alle informatie aanwezig is.

Een andere optie is het gebruik van een specifiek hiervoor opgezette emailbox. Per email ontvangen documenten kunnen via verwijzende unieke referenties direct bij een juiste werkorder worden geplaatst. Bespaar veel tijd omdat u niet zelf die documenten via een email moet verslepen, koppelen of wat dan ook.