Periodieke keuringen, inspecties en onderhouden onder controle in 6 stappen

Altijd inzicht in periodieke inspecties, keuringen, onderhouden en overige te bedenken taken. Altijd grip op deze dagelijkse processen, uw leveranciers en alle bijkomende zaken als documenten, rapporten, attesten, foto’s, checklists, etc. zonder manuele handelingen uwerzijds direct bij het betreffende werk verwerkt en terug te vinden.
We bieden u een standaard opzet die nog aan uw gewenste punten aangepast kan worden. De flexibiliteit van het platform maakt dit mogelijk.

Stap 1:    Inventariseer uw terugkerende inspecties, keuringen, preventieve onderhouden, etc. Dat geldt ook voor uw assets en andere data. Er kan worden aangegeven wanneer een activiteit voor het eerst zal starten, met welke frequentie, eventueel de kost van de activiteit en wie het in- of extern uitvoert. Hierna kunnen we ze voor u importeren in de software.

Stap 2:    Inplannen. O.b.v. de startdatum van een activiteit en de frequentie kan de ‘planning’ voor komende jaar of jaren worden gegenereerd.

Stap 3:    De werkorders worden bij de activiteiten gegenereerd. Dit wordt bepaald o.b.v. de einddatum (b.v. alle planningen met een geplande uitvoeringsdatum) of de systeem berekende uitvoeringsdatum voor deze einddatum. Het resultaat is aangemaakte werkorders met een geplande afhandeldatum gelijk aan de geplande uitvoeringsdatum van de planning.

Stap 4:    Uitvoeren. Werkorders laten opvolgen door eigen medewerkers of externe leveranciers. Hierin zijn alle mogelijke scenario’s te bedenken. Leveranciers kunnen per email de werkorders ontvangen en opvolgen of zelf in Axxerion werken. Zij kunnen in het proces attesten, verslagen, rapportages, etc. in Axxerion uploaden of emailen waarna u automatisch een taak krijgt om te gaan controleren in Axxerion. De documenten staan daar dan al voor u klaar bij de betreffende werkorder dus u hoeft niet zelf te gaan slepen met documenten en rapporten.

Stap 5:    Gereed melden (of herstelwerken). Als werken zijn uitgevoerd zullen de bijbehorende werkorders moeten worden afgesloten. Gebruikelijk voert u die actie en controle zelf door.

Stap 6:    De activiteit administratief afsluiten. Wanneer er opmerkingen zijn bij de activiteit of actie ondernomen dient te worden, kunt u 1 of meerdere sub-werkorders aanmaken die gelinkt zijn aan de bovenliggende hoofdactiviteit. Bijvoorbeeld in het geval dat een lift een reparatie nodig heeft. Deze kan later weer ter validatie het proces ingaan zodat een herinspectie opnieuw kan plaatsvinden. De uitvoerder kan terugkoppelen door te antwoorden op de email die hij uit Axxerion heeft ontvangen. Communicatie kan automatisch in Axxerion opgeladen en gekoppeld worden aan desbetreffende sub-werkorder. Hierna kan de werkorder worden afgesloten.