AXXERION BELGIUM bvba ⋅ Schaliënhoevedreef 20/T ⋅ 2800 Mechelen ⋅ 015 79 65 18 ⋅ info@axxerion.be
AXXERION BELGIUM bvba ⋅ Schaliënhoevedreef 20/T ⋅ 2800 Mechelen ⋅ 015 79 65 18 ⋅ info@axxerion.be
Deze korte klantcase betreft een Belgische property owner die zelf de property manager rol op zich neemt. Zij bezit en exploiteert in België en het buitenland woningen, appartementen, winkels, warehouses, gronden, kantoren, etc. Momenteel behelst dit alles zo’n 1500+ objecten van kleine appartementen tot zeer grote warehouses verdeeld over een 25-tal vennootschappen (administraties). De ‘Commercial Property Management’ software suite van Axxerion vormt de basis voor alle processen rondom dit vakgebied.
Zo start het proces bij deze klant met een nieuw huurcontract. In Axxerion wordt gestructureerd het hele proces via een geautomatiseerde workflow gedirigeerd waarbij iedere ‘deelnemer’ zijn of haar taak uitvoert. Het resultaat is een automatisch gegenereerd huurcontract in MS-Word met alle benodigde ‘standaard’ contractonderdelen en waar ruimte bestaat voor eventuele extra afspraken of clausules. Het gaat daarna in PDF direct door naar de huurder voor ondertekening. Deze kan zelf het manueel of digitaal getekende document uploaden op het standaard aanwezige huurdersportaal van Axxerion maar in dit geval werkt de klant nog niet zo. Het getekende huurcontract is via de standaard aanwezige ‘Document Management’ module overal door het systeem, waar u ook wenst, direct beschikbaar.
Configureren van de property management processen betekent natuurlijk niet het wiel opnieuw uitvinden en vanaf nul beginnen. Best practices van allerhande commercial property management processen zijn in de software standaard aanwezig om meteen te kunnen gebruiken of aan te passen aan de door de klant gehanteerde werkwijzen. Zie hieronder een voorbeeld van een proces ‘aangaan nieuwe verhuur’ uitgewerkt in een workflow.
Meerdere ‘sub stappen’ worden hier gestructureerd doorlopen in het proces tot ingebruikname door de huurder. Van het tot stand komen van de huurovereenkomst tot een plaatsbeschrijving, van de totstandkoming van de eerste huurfactuur tot een sleuteloverdracht, etc.
Voor een huurmutatie of huuropzegging worden andere workflows opgestart waarbij specifieke sub stappen gestructureerd doorlopen worden en de medewerker de taken op het juiste moment voorgesteld krijgt en niet zelf hoeft te kijken wat hij/zij nu precies en wanneer moet gaan doen.
Nadat de huur en bewoning is gestart, komen de terugkerende werkzaamheden aan bod zoals periodieke huuropvragingen (factuurruns), servicekosten opvragingen en afrekeningen, indexaties, herinneringen, maningen, inschakelen derden, etc. Allemaal activiteiten die in de standaard aanwezige modules kunnen worden uitgevoerd. Hiervoor kan weer gebruik worden gemaakt van de best practices maar die kunnen ook aangepast worden aan de wensen van de klant.
Groot voordeel is dat deze klant ook het boekhoudkundige proces volledig in Axxerion beheerd in de standaard aanwezig boekhoudmodule. Indien gewenst kan er ook een koppeling met een ander boekhoudsysteem worden gerealiseerd. Dit soort koppelingen zijn ook veelvuldig in gebruik, met de meeste gangbare boekhoudsystemen is al gekoppeld.
Periodieke en niet-periodieke facturen worden, na een eventueel validatieproces, vanuit Axxerion verstuurd en direct geboekt. Rekeningafschriften kunnen manueel of geautomatiseerd ingelezen worden zodat betaalde bedragen automatisch gematcht en afgepunt kunnen worden. Werkopdrachten of inkooporders kunnen vanuit Axxerion verstrekt worden en die zullen een inkoopfactuur tot gevolg zullen hebben. Bij deze klant krijgen leveranciers de opdracht om de facturen minimaal te voorzien van het ontvangen Axxerion referentienummer. Facturen komen hier grotendeels digitaal binnen en worden naar een specifiek emailadres gestuurd waarna ze automatisch in Axxerion verwerkt worden. Papieren facturen worden via (externe) scansoftware gescand en daarna automatisch aan Axxerion aangeleverd en daar verwerkt. Inkomende facturen worden zo automatisch gekoppeld aan de juiste inkooporder of de juiste werkopdracht en kostenplaats. Ook activiteiten als payment batches, BTW checks, automatische indexaties volgens plan, afschrijvingen, etc. maken het boekhoudkundige werk eenvoudiger en secuurder.
Huurders hebben in hun objecten natuurlijk ook probleempjes. Bij deze klant worden ze eenvoudig gemeld en gaan dan automatisch door naar de voor de locatie verantwoordelijke property manager. Moet een aannemer het probleem oplossen, dan zal deze een werkopdracht met uniek nummer ontvangen waarop gefactureerd kan worden. Bij binnenkomst kan de factuur direct aan het juiste werk en kostenplaats gekoppeld worden. Manueel werk met mogelijke fouten wordt zoveel mogelijk voorkomen. Qua documentvoorziening komen o.a. alle documentatie, facturen, brieven en overige communicatie tot stand in Axxerion middels templates. Ook hier is er een uniforme structuur opgezet. Alles is overal en altijd beschikbaar in Axxerion.
Daar deze property owner actief is op het vlak van kopen, bouwen, verbouwen/renoveren en verhuren van projecten zullen projecten qua kostenbegroting en bewaking in Axxerion gemonitord worden. In directe relatie tot dit werk is er ook het preventief onderhoud voor het vastgoed. Bezitten is één maar het dient ook in goede conditie te blijven en hiervoor wordt preventief onderhoud opgezet. Wettelijke en reguliere onderhoudsactiviteiten worden opgelijst zodat iedereen weet wat er plaats moet vinden en wanneer.
Om het boeken van aan energiemeters gerelateerde facturen eenvoudiger te maken, zijn alle energiemeters aanwezig in Axxerion. Middels het EAN nummer en de koppeling aan een property en daarmee kostenplaats kan het boeken zo mogelijk geautomatiseerd verlopen. Energiemeterstanden kunnen in principe manueel en geautomatiseerd bijgehouden worden.
Vanwege het internationale karakter van deze klant is de gehanteerde taal binnen deze Axxerion omgeving Engels maar standaard zijn ook Nederlands en Frans beschikbaar of u gebruikt de drie talen eenvoudigweg door elkaar.
Er valt uiteraard nog veel meer te vertellen. U wilt uw mogelijkheden en voordelen van Axxerion Commercial Property Management weten of u heeft andere vragen? Bericht ons via de contactpagina!
Axxerion Belgium bvba
Schaliënhoevedreef 20 T (verdiep 14)
2800 Mechelen
België
