Sinds de facility management opkomst eind jaren ’90 en de explosieve groei in de jaren ’00 zijn FMIS platforms niet meer weg te denken. Toch staan wij er regelmatig van versteld hoeveel FM-departementen zich nog niet laten helpen door een FMIS.
IT, automatisatie? ‘Moeilijk, kost veel tijd, lukt ons niet, Outlook en Excel gaan wel goed zo, levert dat wel wat op, zijn we te klein voor, krijg mensen intern niet mee, etc.’
Sommige FM-departementen beginnen al aan hun 2e FMIS maar het gros heeft nog geen systeem. Men wil wel en kijkt met een schuin oog, maar het is opvallend hoe huiverig velen er tegenover staan. Onnodig. Het kan u grote voordelen opleveren en het echt niet enkel voor middelgrote tot grote organisaties weggelegd. Wij kennen voldoende organisaties waar 1 tot 4 FM-ers werkzaam zijn en men FMIS met de nodige voordelen inzet.
Hoe pak je dat dan aan? Waar begin je? Hoe achterhaal haal je wat nodig is? Lastig? Nee hoor, gewoon starten. Denk groot, start klein.
Met meerdere kleine stappen kom je ook ver. Binnen FM regeert vaak de waan van de dag. Veel diensten worden gevraagd en verleend, er is veel communicatie, leveranciers komen over de vloer en dan moet er ook ruimte worden gevonden voor doorontwikkeling en toekomstplannen.
Einde van de week is er heel veel werk verzet maar als de directie vraagt ‘waar zijn jullie dan zo druk mee?’ dan blijft een concreet antwoord achterwege. Nu moet dat laatste niet het hoofddoel zijn, maar inzicht vandaag geeft uitzicht op morgen, komende maanden en verder.
Om te oogsten, zult u eerst moeten zaaien. Start eens met het doornemen van één dagelijks werkproces. Welke stappen kosten u veel tijd en waarom, waar verlopen stappen sterk manueel met behulp van email/telefoon/Word/Excel, in welke stappen zoekt u vaak naar data of documenten om verder te kunnen of besluiten te nemen, welke interne en externe deelnemers kent het proces, etc. Begin met een werkproces dat absoluut boven aan uw lijstje staat. Redenen daarvoor kunnen zijn: omdat het telkens weer tot een hoop extra werk leidt, extra kosten meebrengt, eenvoudig maar arbeidsintensief is, generiek is, frustrerend is door telkens dezelfde hobbels, etc.
Beschrijf het proces kort met steekwoorden of teken het eenvoudig (!) uit. Ga niet direct een hele business analyse uitvoeren. Houd het eenvoudig. Bijvoorbeeld storingsmelding proces van melding tot oplossing met of zonder SLA’s, de periodieke en preventieve onderhouden/keuringen/inspecties, de ruimtereservaties, het bezoekersproces, het beheer van assets en objecten/sites, de FM-contracten, etc.
Kijken we naar implementatie dan kunnen we tegenwoordig naast meer op maat ook een ‘Easy’ versie bieden die een zeer korte implementatietijd kent maar dan dient u zich ‘in beginsel’ (later kunt u wijzigen) wel naar de ingerichte werkwijze/processen te schikken en dat wil niet iedereen.
Na(ast) voorgaande zelfwerkzaamheid kunt u eens vrijblijvend met ons sparren. Een Teams sessie kost niet zoveel tijd, is gratis en het kan u in korte tijd heel veel ideeën opleveren waarbij we ook al een beetje richting kunnen geven aan wat er bij u haalbaar is binnen een schappelijke tijd.
U heeft uw tijd nu nuttig besteed aan het doorlezen. Pak nu dan ook door! Onderneem direct actie door te starten of minstens ‘het onderwerp: één FM werkproces analyseren’ in uw agenda als to-do binnen nu en 3 weken te plaatsen. Of neem direct met ons contact op voor een Teams sessie om meer te ervaren over de voordelen van ons FMIS-platform. Succes met uw goede voornemen en hopelijk tot snel!
Axxerion Belgium bvba
Schaliënhoevedreef 20 T (verdiep 14)
2800 Mechelen
België