WORKFLOW, ieder proces onder controle.

Workflow. Een populaire term maar  wel degelijk een krachtig instrument als je het goed gebruikt. Het is niet een doel op zich en we zetten ze alleen in waar er sprake is van toegevoegde waarde. Een workflow kan eenvoudig van aard zijn of zeer uitgebreid met waar nodig subworkflows.

De workflowmodule is standaard beschikbaar voor u binnen ons platform (zoals alle modules). Ze is door ons gemaakt en dus géén extern, los component. We stellen de workflow gewoon binnen ons platform op. Het principe is simpel.

Belangrijkste onderdelen van een workflow zijn:

• Taken: wat moet gebeuren?
• Groepen: wie moet(en) welke taak uitvoeren?
• Connectoren: in welke volgorde moet het gebeuren?
• Statussen: in welke fase bevindt het proces zich?
• Triggers: signaleren van vertragingen of in gang zetten van taken
• Afhandelmomenten: wanneer moet wat gebeuren?

 Er zijn 2 typen workflow:

• Eenvoudige: altijd maar één status actief, er wordt maar één pad tegelijkertijd doorlopen;
• Geavanceerde: er kunnen meerdere paden tegelijkertijd (dus parallel) doorlopen worden.

Workflows leveren u veel voordelen op zoals:

• Proces loopt exact volgens interne en/of externe afgesproken werkwijze;
• Doorlooptijd wordt bijgehouden;
• Taakuitvoerders worden op precies juiste moment geattendeerd op werk en niet willekeurig;
• Notificaties worden gestuurd bij gewenste (niet tijdige) actie;
• Zo kunnen goedkeuringen via een ‘split & joint’ door meerdere personen/rollen geaccordeerd worden voor verder te gaan in de flow (denk bv. aan kosten goedkeuren);
• Er kunnen automatische acties uitgevoerd worden o.b.v. condities;
• Wat kan er eigenlijk niet? Daag ons uit!

Wees gerust. We hebben ook 10-tallen best practice workflows die u bijna direct kunt gebruiken of aanpast aan uw situatie. U hoeft het warm water niet opnieuw uit te vinden. Maar ook in speciale gevallen zetten we met u een workflow ‘van scratch’ op.
Dus of het nu tickets, werkorders, contracten, onderhoud, inspecties, keuringen, reservaties, aanvragen, goedkeuringen, etc. betreft. Voor ieder proces kunnen we een workflow inzetten die uw werkwijze volgt en niet zoals een systeem dat voorschrijft.

Zo stroomlijnt u uw processen, voorkomt u onnodige fouten en gaat u de nodige tijd en kosten besparen. Uw klanten blij, u blij, uw chef(s) blij.
Contact ons en we kijken graag naar uw situatie!