AXXERION BELGIUM bvba  ⋅  Schaliënhoevedreef 20/T  ⋅  2800 Mechelen   ⋅   015 79 65 18  ⋅  info@axxerion.be

Contract Management

Iedere organisatie heeft ermee te maken, voor interne en/of externe contracten. Niet misschien altijd het prettigste werk, maar het moet nauwgezet uitgevoerd worden. Veel gebruikte hulpmiddelen als contractlijstjes met opzegdata in Excel, losse reminders in Outlook, gescande contractdocumenten ergens op een centrale opslaglocatie, etc. zijn misschien prima voor slechts een handvol contracten maar worden het er meer dan kunt u regelmatig lelijk de fout in gaan.

Dat is nergens voor nodig, contractmanagement is een module binnen de Axxerion software en biedt met haar standaard ‘baseline’ al voldoende mogelijkheden. Indien nodig gebruikt u hierbij de workflow module. Zo krijgt u eenvoudig een zeer krachtige oplossing waarin u contractmanagement snel onder controle krijgt. De ROI is zeer kort.

Om te beginnen zou ook het voortraject van de contract totstandkoming opgenomen kunnen worden in het proces, hoe compact of uitgebreid dat ook bij u mag zijn. Wanneer het contract dan eenmaal actief wordt, zult u ook het contract zelf als document altijd en overal (ook op smartphone) willen kunnen inzien. Dit kan door het digitaal op te slaan in Axxerion of via een URL met een directe link naar de desbetreffende plaats waar het bij u intern vastligt. U heeft zo centraal inzicht en controle over alle contracten.

Op gezette momenten zult u iets met het contract moeten doen. Opzeggen, verlengen, factureren indien voor extern gebruik, contractactiviteiten (laten) uitvoeren, etc. Via notificaties en taken, gebaseerd op bij het contract ingestelde tijdstippen en/of frequenties, worden betrokkenen tijdig op de hoogte gehouden van een uit te voeren actie. Er valt er niets tussen wal en schip. Mocht iets niet tijdig worden opgepakt dan kan er automatisch geëscaleerd worden naar een andere betrokkene. In het geval van verlof van een collega kan er automatisch (tijdelijk) gedelegeerd worden naar de vervanger. Ook hierin kan de standaard workflowmodule een sterk ondersteunende rol spelen die u helpt tijdig acties te ondernemen.

In contracten kunnen alle clausules en belangrijke data gemarkeerd worden. Zo kunt u op een later moment snel in het contract zoeken en heeft u een totaaloverzicht van alle belangrijke data en clausules. Contracten kunnen automatisch geïndexeerd worden waarbij u voor contractitems een afwijkende index op kunt geven.

Per contractcategorie bepaalt u welke gegevens moeten worden vastgelegd bij huur-, lease-, contracten, arbeids-, inkoop-, abonnementscontracten, etc. Geeft u maar aan welke u moet beheren. Per categorie kunt u natuurlijk relevante overzichten genereren en middels autorisaties kunnen betrokkenen enkel de voor hen relevante contracten inzien.

U kunt zo jaarlijks bijvoorbeeld uw leveranciers beoordelen. Resultaten registreert u bij het gerelateerde contract. Doelstellingen die zijn afgesproken worden geregistreerd en kunnen bij de volgende beoordeling worden geëvalueerd. Mocht u een stap verder wensen te gaan dan kunt u KPI’s vastleggen en hier real-time zien hoe leveranciers presteren op hun contracten. Dit gaat uiteraard wel iets verder dan basiscontractmamagement.

Het contract zelf kan worden vastgelegd, maar ook alle bijbehorende correspondentie en andere bijlagen. Dus nooit meer discussie over wat er ook alweer in het contract staat dat ‘ergens’ vast ligt. Altijd tijdige verlenging, betaling, opzegging, etc.

Genereer ook uw eigen ‘standaard contracten’ d.m.v. op te nemen templates. Ook digitale ondertekening is daarbij beschikbaar. Kortom, u heeft grip op uw contractzaken. Dat geeft rust en komt ook uw klanten of de leveranciers waarmee u werkt ten goede.

Neem contact op voor een live demo op korte termijn via de CONTACTPAGINA of bel ons voor andere vragen!

Privacy Settings
We use cookies to enhance your experience while using our website. If you are using our Services via a browser you can restrict, block or remove cookies through your web browser settings. We also use content and scripts from third parties that may use tracking technologies. You can selectively provide your consent below to allow such third party embeds. For complete information about the cookies we use, data we collect and how we process them, please check our Privacy Policy
Youtube
Consent to display content from Youtube
Vimeo
Consent to display content from Vimeo
Google Maps
Consent to display content from Google
Spotify
Consent to display content from Spotify
Sound Cloud
Consent to display content from Sound